Первые шаги в TMS

Этот раздел поможет быстро разобраться, как работать с системой на практике: какие экраны для чего нужны, как использовать статусы, типы задач и фильтры.

Философия у TMS есть, но здесь — именно инструкция.

Основные экраны

Доска

Доска — это экран текущей работы.

Используйте её, когда хотите:

увидеть, что происходит прямо сейчас;
быстро оценить загрузку;
перемещать задачи между состояниями.

Задачи на доске группируются по статусам. Перетаскивание задачи между колонками меняет её состояние.

Рекомендуется:

держать на доске только актуальные задачи;
не перегружать её десятками карточек;
регулярно очищать от завершённых задач.

Список

Список — это рабочий реестр задач.

Он удобен, когда нужно:

увидеть все задачи сразу;
работать с фильтрами;
быстро редактировать параметры задач.

Список — основной экран для анализа и наведения порядка.

Календарь

Календарь показывает задачи во времени.

Используйте его, если:

задачи жёстко привязаны к датам;
важно видеть загрузку по дням;
вы планируете работу на неделю или месяц.

Календарь не заменяет список или доску — он дополняет их.

Статусы задач

Статус отвечает на вопрос:

В каком состоянии находится задача сейчас?

В TMS статусы настраиваемые.

При создании пользователя система предлагает базовый набор статусов (начальный), но:

вы можете переименовывать их;
менять порядок;
добавлять новые;
отключать неиспользуемые.

Важно не название статуса, а его смысл.

Рекомендация: используйте статусы так, чтобы по одному взгляду было понятно, требует ли задача ваших действий прямо сейчас.

Типы задач

Тип задачи отвечает на вопрос:

Что это за обязательство по своей природе?

Примеры типов:

рабочая задача;
личная задача;
идея;
напоминание;
долгосрочное обязательство.

Тип не влияет на выполнение задачи напрямую, но помогает:

фильтровать задачи;
разделять контексты;
не смешивать разные виды нагрузки.

Клиенты

В TMS есть отдельное поле «Клиент».

Поле клиента:

заполняется при создании или редактировании задачи;
поддерживает автодополнение;
позволяет ввести нового клиента прямо в задаче.

Также доступна отдельная страница управления клиентами, где можно:

просматривать список клиентов;
редактировать наименование клиента;
удалять клиентов.

Поле «Клиент» используется для группировки и фильтрации задач и удобно при работе с заказчиками или внешними обязательствами.
ВАЖНО: TMS не старается заменить вам CRM. Здесь вам не требуется вести данные о клиенте, его ИНН, адрес, почту и т.д. Это поле только для лучшего разграничения задач.

Настраиваемые поля

Настраиваемые поля позволяют адаптировать задачи под ваш реальный способ работы.

В TMS доступно три типа дополнительных полей:

Текстовое — короткие значения (например, номер договора);
Текстовое многострочное — пояснения, заметки, комментарии;
Выпадающий список — заранее заданные варианты выбора.

Для каждого дополнительного поля можно:

задать название;
выбрать тип поля;
сделать поле обязательным для заполнения.

Дополнительные поля:

заполняются при создании или редактировании задачи;
добавляют задаче контекст, не усложняя основную структуру;
могут использоваться в фильтрации.

Если поле участвует в фильтрации, оно появляется как дополнительный параметр при отборе задач.

Используйте настраиваемые поля, когда стандартных параметров задачи недостаточно для принятия решений.

Фильтры

В TMS нет отдельного конструктора пользовательских фильтров.

Фильтрация используется как рабочий инструмент просмотра:

по статусам;
по типам задач;
по датам и периодам.

Фильтры не сохраняются как сущности — они помогают быстро получить нужный срез данных здесь и сейчас.

Практика:

используйте фильтрацию для наведения порядка;
переключайтесь между экранами (доска / список / календарь) вместе с фильтрами;

Как начать работу

Рекомендуемый сценарий для новых пользователей:

Создайте несколько задач, которые актуальны прямо сейчас.
Назначьте им реальные сроки.
Выберите подходящие типы.
Перейдите на доску и начните работу.
Используйте список и фильтры для наведения порядка.

Не переносите в систему всё сразу — дайте ей начать работать вместе с вами.

Уведомления

В TMS доступны уведомления через Email и Telegram.

Уведомления используются для напоминаний о событиях и изменениях задач.

Вы можете:

включать и отключать уведомления;
выбирать удобный канал (Email, Telegram или оба);
использовать уведомления как напоминание, а не как постоянный поток сообщений.

Рекомендация: настраивайте уведомления так, чтобы они помогали не забывать важное, но не отвлекали от работы.

Полезные привычки

Регулярно обновляйте статусы задач.
Закрывайте завершённые задачи без откладывания.
Не держите слишком много задач в активных статусах.
Используйте разные экраны в зависимости от текущей цели (разобраться, работать, планировать).

Важно помнить

TMS не навязывает способ работы.

Вы можете:

пользоваться только списком;
работать только с доской;
планировать через календарь;
комбинировать экраны под свою задачу.

Система адаптируется под вас, а не наоборот.

Я что-то понял. Вернуться на главную страницу.